Wenn Mitarbeitende KI nutzen, obwohl sie es nicht dürfen, kann dies zum Problem werden. Deshalb brauchen wir Richtlinien. Aber eine gute Governance allein reicht noch lange nicht aus. Es braucht vor allem eine vertrauensvolle und rollierende Kommunikation.

Irgendwo im Unternehmen läuft gerade KI. Ohne offizielle Freigabe, ohne Governance-Rahmen, ohne dass die IT-Abteilung es weiß. Und das nicht, weil Mitarbeitende fahrlässig wären, sondern weil sie effizienter arbeiten wollen.

Ninette Florschütz, Professorin für strategische Kommunikation an der Hochschule Osnabrück, hat genau dieses Phänomen erforscht: Schatten-KI. Also die Nutzung von KI-Tools jenseits offizieller Unternehmensrichtlinien, manchmal mangels Richtlinien, manchmal trotz ihnen. Ihr Ausgangspunkt war ein vertrauliches Gespräch mit einem Kommunikationsverantwortlichen, der beiläufig zugab: „Wir dürfen es ja nicht, aber ich mach's halt trotzdem." Was folgt daraus für Unternehmen? Vor allem das: Wer KI-Nutzung nur reguliert, verliert. Wer sie kommunikativ begleitet, gewinnt.

In dieser Folge geht es um den feinen, aber entscheidenden Unterschied zwischen Informationsbereitstellung und echtem Informationsaustausch. Zwischen einer Tabelle mit erlaubten Tools, die irgendwo im Intranet liegt, und einem Dialog, der Vertrauen schafft, Widerstände abbaut und Innovationspotenzial sichtbar macht. Ninette Flörschutz erklärt, warum Change Management ohne Kommunikation nicht funktioniert und warum sie kein Selbstzweck ist, sondern ein strategischer Hebel.

Besonders erhellend: die Perspektive auf Unternehmensgrößen. Mittelständler profitieren von kurzen Kommunikationswegen und einer Kultur, in der Ausprobieren erwünscht ist. Konzerne kämpfen mit parallelen Change-Prozessen, die niemand mehr als Projekt behandeln kann, weil sie längst Tagesgeschäft sind.

Hört rein und fragt euch beim Zuhören ehrlich: Wissen wir wirklich, wie KI bei uns gerade genutzt wird?
Weitere Infos zu künstlicher Intelligenz im Unternehmen: https://www.cosmoconsult.com/de/loesungen/ki-strategie

Wenn HR auf KI trifft: Zwischen Potenzial, Vorbehalten und dem Mut zur Veränderung

88 Prozent der Personaler, die KI bereits nutzen, sehen darin noch keinen echten Mehrwert für ihre tägliche Arbeit. Eine Zahl, die aufhorchen lässt. Das ist der Ausgangspunkt von Folge 8 des COSMO on AI(R) Podcasts mit Andrea Kunze und Laura Iussa, beide aus dem HR-Consulting bei COSMO CONSULT. Sie geben einen tiefen Einblick ins HR-Portfolio und sprechen offen darüber, warum KI im Personalwesen noch so viel Potenzial ungenutzt lässt und was es braucht, damit sich das ändert.

Das Problem ist nicht fehlende Technologie. Es ist die fehlende Integration. Wer KI nur nutzt, um eine Stellenanzeige zu generieren, und das Ergebnis danach manuell ins nächste System kopiert, hat den Kern noch nicht verstanden. Der eigentliche Mehrwert entsteht dort, wo KI nicht isoliert arbeitet, sondern tief in Prozesse eingebunden ist: von der Bewerbervorselektion über das Reisekostenmanagement bis hin zur Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen.

Denn genau hier liegt eine stille Krise: Der Gallup Engagement Index 2024 zeigt, dass nur noch 9 Prozent der Mitarbeitenden sich wirklich verbunden fühlen. Dies ist der niedrigste Wert seit Beginn der Studie. Die Hauptursache: fehlende Feedbackkultur und fehlende Entwicklungsperspektiven. Beides entsteht oder scheitert im Mitarbeitergespräch – einem Instrument, das heute immer noch zu wenig dokumentiert, nachverfolgt und genutzt wird.

Die Folge zeigt, welche Rolle KI dabei spielen kann, ohne die Menschlichkeit aus der Personalarbeit zu verdrängen. Und warum Transparenz, Vertrauen und die frühzeitige Einbindung von Betriebsräten keine bürokratischen Hürden sind, sondern der entscheidende Erfolgsfaktor.

Bei Fragen oder für weitere Informationen folgt dem Link: Microsoft Dynamics 365 Human Resources | COSMO CONSULT

Hört rein – es lohnt sich.

Andrea und Laura sprechen am 5. Oktober 2026 auch zu diesem Thema auch live bei Microsoft in München. Kostenlose Anmeldung unter: COSMOimpulse Intelligent Work. Der direkte Weg zur intelligenten Arbeitswelt

Warum KI ohne Governance teuer werden kann

Viele Unternehmen nutzen KI und haben keine Ahnung, was dabei rechtlich gerade passiert. Mitarbeitende laden sensible Dokumente in Chat-Tools hoch, Ergebnisse werden ungeprüft übernommen, und niemand hat schriftlich festgehalten, wer eigentlich wofür verantwortlich ist. Das ist kein Kavaliersdelikt. Es ist ein offenes Haftungstor.

In Folge 7 von COSMO on AI(R) spricht Silke Drüke mit Dr. Magnus Bergmann, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht, und Maik Donner Industry Lead AI von COSMO CONSULT über genau das: Was passiert, wenn KI im Unternehmen unkontrolliert wächst, welche Gefahren Schatten-KI mitbringt und wie Governance hilft.

Magnus Bergmann bringt es auf den Punkt: „Wer die Spielregeln kennt, sie befolgt und sich daran gehalten hat, ist raus. Dann geht die Haftung auf den Unternehmer über." Heißt konkret: Wer keine Governance hat, trägt die Verantwortung allein.

Die Folge liefert handfeste Einblicke: Wie sieht ein praxistauglicher Governance-Prozess aus? Was bedeutet „Human in the Loop" rechtlich und technisch? Warum darf eine KI bei Einstellungsentscheidungen niemals allein entscheiden? Und was hat Prompt Injection mit manipulierten Lebensläufen zu tun?

Dazu kommen konkrete Checklisten für den Einstieg, ein Blick auf den EU AI Act und seine verschobenen Fristen sowie die Frage, wie Europa im globalen KI-Wettbewerb mit Amerika und China bestehen kann.

KI ist kein Risiko, das man aussitzen kann. Aber mit dem richtigen Rahmen wird es beherrschbar. Hört rein.

Weitere Informationen zu KI-Nutzung in Unternehmen: https://www.cosmoconsult.com/de/loesungen/ki-strategie